SHOW

SHOW

SHOW

Struktur und Systeme im Online Business - Workflow Basics

 

ÜBER DIESE EPISODE:

Heute geht es um das Thema SOPs/ Workflows, die meines Erachtens jedes digitale Unternehmen braucht. In dieser Episode gibt es eine kleine Einführung in meinen Workflow und warum die SOPs so wichtig sind. Mehr dazu unter www.mepreneur.de/free. Meinen limitierten MepreneurPlanner gibt es hier: www.shop.mepreneur.de

 

ERWÄHNTE RESSOURCEN:

>> Den Mepreneur Planner (limitierte Edition) gibt es hier: Shop

>> kostenloses Training: "10k+ regelmäßiges Einkommen im Monat, ohne nächtelang durchzuarbeiten."

>> Projektmanagementtool: Asana 

 

WERDE TEIL DER MEPRENEUR BEWEGUNG:

Unsere Mission ist es, Online Unternehmer aus dem Überlebensmodus zu befreien und ihnen die Strategien und Tools an die Hand zu geben, die sie brauchen um ein digitales Unternehmen aufzubauen und zu skalieren, auf das sie stolz sind und das durch ein fundiertes System regelmäßiges und stabiles Einkommen ermöglicht. Ohne zum Verkäufer zu werden oder täglich neue Inhalte produzieren zu müssen ;-) 

>> Folge uns auf Instagram @Mepreneur_GmbH: Instagram

 

 

Transkript: 

Hallo und Willkommen zu einer neuen Episode der Mepreneur Show und heute geht es rund um das Thema Workflows und zwar warum ich denke, dass du in deinem Onlinebusiness dringend für alles, alles was in irgendeiner Weise möglich ist ein Workflow beziehungsweise ein SOP, ein Standard Operating Procedere, ja bei uns heißt es nur SOP, brauchst um dich zu erleichtern und um dein Team zu erleichtern. Und glaube mir, du solltest damit anfangen bevor du ein Team hast und nicht erst so wie ich, dass ich merke „Oh mein Gott, keiner kommt richtig klar! Da muss ich SOPs aufsetzen.“ Mittlerweile ist es bei mir so, dass alles durch SOPs hinterlegt wird, also durch standardisierte Prozesse, wie man etwas macht. Lass mich dir kurz erklären warum das so ist: Du hast in deine Onlinebusiness verschiedene Aufgaben, du bist wahrscheinlich in einer Situation und das ist bei mir immer noch der Fall, grade im Coaching Business, weil hier mach ich noch alles alleine, wo du wirklich jeden Hut auf hast. Du bist zwar ein komplettes Unternehmen, aber du musst Sales machen, Marketing machen Finance machen und alles was dazugehört, Operations das ist alles deins. Und auch wenn du schon seit weiß ich nicht wie vielen Jahren ein YouTube Video hochlädst wird es den Moment geben, wo du vergisst den Text zu machen, oder da wo du vergisst noch hinten weiß ich nicht die richtigen Links zu setzten oder auch wo du einfach grade mal nicht den dritten Mainteil den aufgenommen hast findest und deswegen darauf verzichtest und so einfach das Video hochlädst und damit entgeht dir ganz ganz viel an Business, weil du den Link nicht gefunden hast. Das heißt, je größer dein Business wird, desto mehr musst du darauf achten es zu organisieren, es zu optimieren und richtige Prozesse hinter diesem Business zu setzten. Wenn du dann später irgendwann mal sagen wirst „Okay, jetzt möchte ich jemanden, der für mich meine YouTube Videos macht!“, dann weißt du ganz genau, was derjenige zu tun hat. Das heißt du kannst ihm sagen hey, du bist eingestellt, du sollst dafür sorgen dass du meine YouTube Videos hochlädst, schau mal ich habe eine SOP dafür, was gemacht werden muss mit YouTube Videos, das heißt du fängst als erstes an bei einem YouTube Video dir das grobe Thema zu überlegen, dann muss du anfangen dir das Thema die Outlinie zum Beispiel von dem Thema zu machen, also was du alles Intro, Outro, Mainteil und sowas alles sagen möchtest in diesem Video. Dann musst du das Video filmen, dann muss das Video geschnitten werden, dann braucht das Video die Musik und dann hey guck mal hier ist gleich der Link zu dem Ordner, wo wir unsere ganz lizensierte Musik für die Firma hinterlegt haben. Dann muss ein Thumbnail gemacht werden, du hast keine Ahnung was ein Thumbnail ist, hey guck mal hier ist ein Link zu dem Ordner wo wir unsere ganzen Thumbnail abgelegt haben. Du weiß nicht wie man vielleicht für unserer Marke die Thumbnail richtig macht? Hey schau mal hier ist ein Link zu dem Programm wo man unsere Thumbnail erstellt und hier ist ein Link zu unserem Brandingboard, dass du genau sehen kannst welche Farben du verwenden darfst und welche nicht. Ach stimmt, das Thumbnail brauch ja auch noch ein Foto von mir, guck mal hier ist ein Link zu meinem Fotoordner und da sind auch genau die Größen drin, die du für deine Thumbnail brauchst. So jetzt hast du das Thumbnail fertig, das heißt wenn du das irgendwann alleine machst und nicht dein Teammitglied, hast du diese ganzen Ordner auch schon, weil du ja genau weißt, du hast alles angelegt und alles systematisiert und du musst nur noch in deine SOPs reingehen und draufklicken und schon bist du in dem Ordner wo deine ganzen Farben und Fonds und alles Mögliche drin ist. Nachdem du dann das Thumbnail gemacht hast, das Video gemacht hast, es geschnitten hast muss das Video hochgeladen werden. Dann muss das Video die richtige Beschreibung bekommen, dann muss das Video terminiert werden, du musst entscheiden ob du es monetarisieren möchtest und dann müssen die Tags, also das was unten drunter steht, also die Keywords sozusagen reingepackt werden. Dann möchte ich, dass du nochmal überprüfst ob die in der Beschreibung des Videos auch die richtigen Keywords sind und ob noch gewisse Links fehlen. Acht du möchtest ein Affiliatelink von Amazon reinpacken, guck mal hier ist der Link zu unserem Amazon Account. Dann muss das Video veröffentlicht werden, dann musst du bitte im Kalender hinterlegen, wann das Video veröffentlicht wird, das machen wir alles in dem gleichen Tool in dem auch die SOPs sind. Dann musst du bitte noch zwei Images für Instagram dazu machen, bitte noch ein kurzes Video dazu drehen, damit kriege ich dann die Info: Hey Kriss mach mal schnell ein Instagram Video darüber, was für das neue Video auf YouTube ist, damit man das promoten kann zum Beispiel und dann möchte ich noch, dass du es einspeicherst damit es regelmäßig auf Buffer alle paar Monate wieder hervorgekramt wird und es soll noch in unsere Ressourcenübersicht, damit wir sagen können okay dieses Video ist überall da und es soll noch bei der Veröffentlichung der erste Kommentar unter dem Video geschrieben werden und es soll auch noch nach ein paar Monaten geguckt werden, ob man das Video also welche Kommentare drunter sind, wie das Feedback ist, die Analyse gemacht werden und und und. Das war zum Beispiel der komplette SOP Verlauf für die Erstellung eines YouTube Videos, damit weißt du ach Mensch stimmt, ich muss ja noch dran denken, dass ich den ersten Kommentar setzte, also setze ich mir eine Erinnerung in mein Projektmanagmenttool an dem Tag wenn das Video veröffentlicht ist, auch wenn es erst in drei Monaten ist mit „Hey Kriss, kommentiere mal unter deinem eigenen Video“, das kommt dann auf das Handy oder auf mein Mac oder what ever. Und zusätzlich weiß jeder, der irgendwann für mich die Videoguck Zone übernimmt, was alle gemacht werden muss und ich kann rein theoretisch sogar sagen „Hey, Video mache ich alle selber ich schneide es auch selber, das mache ich auch. Bitte greif erst ein, wenn es in die Vermarktung geht ab SOP Punkt 12.“ Das erleichtert dein Business ungemein, weil du diesen Workflow hast, denn glaube mir wenn du dein Unternehmen größer machst und wenn du dein Unternehmen skalieren möchtest musst du bei so einem Workflow auch wissen okay was sind Bereiche die du nicht gut kannst? Was sind Bereiche, die dich immer sehr viel Zeit kosten? Wenn du zum Beispiel zwanzig Minuten brauchst um ein Thumbnail zu erstellen, aber das Video allein kostet dich vielleicht eine viertel Stunde, dann weißt du irgendwann solltest du diesen Thumbnail Part auslagen, weil ja bist vielleicht einfach nicht so gut darin Graphiken zu erstellen, nur als Beispiel. Das heißt ich würde dir empfehlen, wenn wir über Workflows reden das kannst du genauso im Dienstleistungsbereich machen, das kannst du genauso für die Produktkreation machen, dass du dir folgendes überlegst: Welches, also was in deinem Business bringt dein Business voran, welches Marketing Instrument zum Beispiel jetzt YouTube? Und dann überlegst du wie kannst du diesen Part ich muss YouTube Videos drehen, organisieren und systematisieren also in dem du einen Standard Prozess dahinter legst, damit es dir möglichst leichtfällt, dass dieses Projekt YouTube Videos in deinem Unternehmen weiterhin aufrechterhalten werden kann. Und diese Workflows solltest du regelmäßig kontrollieren, das heißt du überlegst dir schon okay, ich möchte jetzt mal ein Video rausschicken in YouTube und das ist, keine Ahnung ich produziere vielleicht drei Monate im Voraus Videos, ich mache das jetzt muss ich bei mir fairerweise dazu sagen, auf meinem YouTube Kanal nicht mehr so, weil meine YouTube Kanals nicht mehr, also aktuell nicht kann sich aber auch noch ändern in Zukunft, bei mir ist das ja relativ flexibel, nicht genau Part der von meine Business verantwortlich ist so. Aus meinem YouTube Kanal generiere ich sozusagen keine Kunden, der ist rein ich teile über mein Leben als Mutter und es gibt Einblicke Behind the Scenes, deswegen plane ich das überhaupt nicht vor, sondern das ist so heute habe ich Lust Videos zu machen oder heute habe ich eben keine Lust ein Video zu machen. Es hat aber durchaus schon Parts gegeben wo das genauso strukturiert war ich dir das jetzt grade sage, das heißt bei mir gibt es jetzt Momentan nicht den Part, dass ich drei Monate im Voraus irgendwas produziere, bei mir ist der Part, den ich im Voraus produziere zum Beispiel wenn ich Bonusinhalte für mein Mepreneur Club auf den Markt bringe und dann sage okay, ach komm ich möchte jetzt keine Ahnung, dass sie nach drei Monaten Bons kriegen, dann produziere ich denen schon vor und das ist auch manchmal spontan aber das wir auch manchmal vorproduziert. Das heißt überlege dir, auch wenn du jetzt nicht sagst ich möchte irgendwelche Inhalte drei Monate im Voraus machen, welche Prozesse kannst du in deinem Unternehmen so strukturieren, dass sie so zusagen einen Leitfaden haben und dann, wenn du das einmal aufgeschrieben hast dieses SOPs würde ich dir empfehlen, dass du dir ein Projektmanagmenttool holst z.B. Asana und da sorgst du dafür, dass das als Aufgaben mit Deadline drin ist. Und idealerweise kannst du dann zum Beispiel ein Template anlegen bei Asana und dann steht da YouTube Video Kreation und dann immer Monat und dann sind unten drunter die Untertasks, da hast du diese ganzen SOPs als Untertasks mit den jeweiligen Links zum Beispiel drin und dann kannst du eingeben dass es ein sich wiederholendes Ereignis ist. Das heißt immer, wenn du einmal abgeklickt hast mit der aktuellen Episode, dann kommt das für den nächsten Monat wieder oder du kopierst es einfach und dann kannst du es für jede Episode einzeln machen. Und jede Untertask hat bei dir ein Datum, das heißt zum Beispiel also ich plane so an welchen Tagen schminke ich mich nicht und je nachdem ob ich mich geschminkt habe oder nicht sind an dem Tag meine Live Termine. Das heißt als, wenn ich Videos produziere ist das bei mir immer Montag, Dienstag oder Donnerstag und wenn ich Videos schneide ist es bei mir immer mittwochs oder freitags, weil das die Tage sind in den meisten Teammeetings sind und dann male ich mich halt nicht an. Und an den Tagen, an denen ich reintheoretisch alleine im Homeoffice arbeite, dann möchte ich geschminkt sein und kann Videos filmen, kann in Ruhe Podcast Episoden aufnehmen und, und, und. Also so kannst du es auch strukturieren hat ja jeder seinen anderen Tagesablauf. Deshalb reintheoretisch hast du irgendwann die Möglichkeit wenn du dir die Workflows machst für jeden Bereich deines Business das jeder Unterschritt hat ein festen Termin, also eine feste Deadline und das dauert ein bisschen, bis du das für jeden einzelnen Workflow den du in deinem Unternehmen hast oder jedes SOP, SOP ist jetzt fast wie ein Workflow wir machen das jetzt mal also ich verwende lieber den Begriff SOP, hast du dann für jeden Bereich deines Unternehmens gemacht und dann kannst du irgendwann sagen, du kommst morgens an dein PC, machst dein Projekmanagmenttool auf und kannst dann sagen okay, cool ich weiß genau heute muss ich das, das, das machen. Aber vorher solltest du vielleicht diesen Grobplanungsteil machen, dass du dir überhaupt überlegst okay welches, wie soll ich sagen, welcher Tag ist für was am besten, dass du jetzt nicht anfängst ach morgens muss ich erst Podcast schneiden, am nächsten dann muss ich danach ein YouTube Video filmen dann muss ich danach eine E-Mail rausschicken, also das ist ein bisschen unstrukturiert, von daher solltest du dir ein bisschen vorab überlegen, an welchen Tagen machst du was wie bei mir Make Up Nicht Make Up Tag und dann natürlich auch diese Deadlines für diese Sachen setzten, dass du reintheoretisch wenn du sagst du musst Videos filmen steht dann da bei dir dienstags okay, 1 Video filmen. Bei mir zum Beispiel Mepreneur Club filmen, ein Video für YouTube filmen, ein Video als Introsequenz filmen und und und. Also das heißt dieser Video Part und dieser Video schneiden Part die Tage sind gleich, auch wenn ich an unterschiedlichen Projekten sozusagen arbeite. Ich weiß, das ist jetzt sehr sehr viel und sehr umfassend, das ist im Mepreneur Club zum Beispiel unter dem Fokus ein komplettes eine komplette Phase, sein Business so aufzustellen, dass man die Businessbereiche hat, weiß was man priorisieren soll, wie man das systematisieren kann, welche Workflows dahinter kommen. Ich versuche dir jetzt einen Überblick zu geben, aber ich glaube da ziehst du auch schon ganz ganz viel raus. Wenn du nochmal ein bisschen mehr darüber wissen möchtest, dann gehe auch gerne auf unser Training mepreneur.de/free, da wird dir das im dritten Punkt-. Weil das war auch einer der größten Fehler die ich gemacht habe, dass ich einfach gedacht habe ich muss alles machen und nur noch mehr arbeiten und noch mehr Zeit investieren, wenn man unter anderem diesen Workflow hat, da gibt es noch ein paar andere Baustellen, aber ein Workflow, ein SOP hat fällt einem das viel viel leichter. Was mir auch wichtig ist, du musst auch beachten, was sind, also wie sind deine Zeiten? Man kann nicht egal wie toll der Workflow ist oder das SOP ist, man kann nicht sagen ich mache immer das was darin steht. Es gibt Zeiten, da bist du kreativ, da bist du nicht kreativ, es gibt zum Beispiel bei mir Abende, da weiß ich okay, da also generell bei mir aktuell bin ich abends am kreativsten, morgens lustiger weise nicht mehr, auch wenn es vorher komplett anders war. Ich weiß aber, dass ich zum Beispiel so mittags nicht richtig denken kann, da klingelt ständig die Post, da brauche ich nicht anfangen Videos zu filmen, da sind ständig irgendwelche Leute, die irgendwas von mir wollen, immer werde ich angerufen also auch solche Sachen musst du einkalkulieren, wenn du deinen Tag planst. Das heißt bei mir mache ich das weil es auch Tagesformabhängig ist nicht so extrem, ich nehmen zum Beispiel für die täglichen Aufgaben die ich habe die SOPs in meinem Projektmanagmenttool, das heißt wenn ich morgens den PC anstelle sehe ich ach heute machst du das, das, das, das, das, das aber wie ich das in meinem Tag strukturiere, also welche Aufgaben ich zuerst mache, wann ein Meeting ist, wann ich zwischendrin mir Mittagessen koche und wann ich noch in die Kita fahre, das plane ich auf meinem Live Kalender, weil das ändert sich jeden Tag und wenn ich dann jeden Tag in meinem Projektmanagmenttool irgendwelche Dinger umschrieben müsste das würde nicht funktionieren, deswegen ich habe ja den Mepreneur Planer, der ist ja undatiert und der hat eine Tageansicht, wo ich mir jeden Tag neu überlegen kann okay was sind meine großen drei Prioritäten, ich habe ja meine Liste im Projektmanagmenttool und sehe genau was ich heut generell erledigen muss, kann dann sagen okay ich mach die drei Sachen zuerst, dann habe ich aber heute noch ein Meeting Termin da, heute noch ein Termin hier, noch ein Arzttermin da solche Sachen plane ich nicht da, das kann man auch im Google Kalender machen, aber der Google Kalender ist auch nicht flexibel. Weil da hast du, kannst du-. Also bei mir sind in Google keine meiner fixen Termine drin, aber trotzdem kann ich die To Dos nicht im Kalender rundherum schieben. Und mir hilft es unglaublich mir dann zu überlegen okay was mach ich sozusagen vormittags, was mache ich nachmittags, was mache ich abends und alles was ich nicht geschafft habe, habe ich im Kalender unten einen Strich drunter, da ist so ein kleiner Pfeil, der ist auch feste eingedruckt und da schriebe ich die drei Sachen drauf oder vier Sachen, die ich an dem Tag nicht geschafft habe. Weil dann setze ich am nächsten Morgen wieder hin, gucke mir meine SOPs also die To Dos für den Tag an, die im Projektmanagmenttool stehen und gucke warum habe ich das vom letzten Tag nicht geschafft? Und das kann nämlich dann für mich heißen okay, ich habe zwar meine vier Stunden am Tag gearbeitet, mehr möchte ich momentan nicht arbeiten in meinem Business, aber ich habe diese Sachen nicht geschafft. Warum habe ich diese Sachen nicht geschafft? Waren sie nicht gut vorbereitet, habe ich die Zeit falsch einkalkuliert, also habe ich den Aufgaben zu viel Zeit, zu wenig Zeit gegeben, ist irgendwas dazwischengekommen? Und so ändere ich das dann in meinem Projektmanagmenttool für jedes SOP, also wenn da jetzt zum Beispiel beim SOP drin stand das dauert eine Stunde, weiß ich in Zukunft oh das dauert zwei Stunden, also wird der Puffer größer gemacht. Und so wird es irgendwann eine automatisierte Maschine und dann gibt es zum Beispiel auch Tage, deswegen undatierter Kalender, da habe ich die tägliche Aufgabenliste aber denke mir heute habe ich keine Lust zu arbeiten, heute ist einfach mal keine Ahnung heute möchte ich den ganzen Tag mit meiner Tochter durch die Gegend laufen. Mittlerweile wenn das Business mit der Mepreneur Methode so gut funktioniert ist das problemlos möglich, dann wird in der Kalenderseite eben nichts ausgefüllt, da ist da halt nach dem Mittwoch gleich der Freitag zum Beispiel und ich kann es direkt in meine Tool auf den nächsten Tag umschmeißen. Und das wird dann nicht in dem kompletten SOP geändert, sondern immer nur für diesen einen Tag, also das ist möglich, und das ist eine Sache die ich dir empfehlen würde, weil wie viel Aufgaben haben wir irgendwann, auch wenn wir genau wissen wann wir was machen müssen, vergessen wir dann doch mal kleine Aufgaben, wenn wir es nicht vor Augen haben. Das heißt ich würde dir empfehlen, dass du diese Workflows/ SOPs machst für jede einzelne Aufgabe, die in deinem Business sozusagen relevant ist, für so kleine Sachen die, weiß ich nicht, Instagram Storys oder so machen da mache ich jetzt kein SOP für, weil das mache ich eh nur wenn ich Lust drauf habe. Ich mache mittlerweile keine regelmäßigen Newsletter mehr, ich mache keine regelmäßigen Artikel mehr, ich habe ein Antimarketingansatzt mittlerweile, es geht bei mir nur noch darum, dass das Business funktioniert und dafür sind diese Sachen nicht relevant. Aber dennoch, wenn das grade für dich relevant ist oder wenn du Spaß hast solche Sachen zu machen, Blockartikel zu schreiben und, und und, kann es trotzdem sein, dass dir mal durch die Lappen geht wann der Blogartikel veröffentlicht werden muss. Je mehr du zu tun hast, desto schwieriger wird das, von daher versuch diese Leitfäden aufzusetzen, die Workflows oder SOPs, jetzt habe ich es zehn Mal gesagt. Versuch die in deinem Kalender, also in diesem Projektmanagmenttool, da wird ein Kalender draus oder eine To Do Liste draus zu hinterlegen und wie gesagt, ich würde die empfehlen, du musst natürlich nicht meinen Mepreneur Planer nehmen, du kannst jeden Planer nehmen oder kannst auch einfach eine Notizseite nehmen und überlege dir, was du täglich machen kannst und passe dieses täglich machen immer an deinen jeweiligen Alltag an. Wir wollen keine Maschinerie in diesem Online Business werden, das wir einfach nur abarbeiten müssen, egal wie wir uns fühlen, es gibt Tage da geht es so, da geht es so und da ich das so digital vorplanen kann kannst du es da leichter verschieben und kannst dann jeden morgen für dich die To Do Liste machen, siehst deine Prioritäten, siehst deine Termine und kannst entscheiden, okay wie viel ist heute wichtig, wie viel nicht. Und reflektierst jeden Abend okay was hat funktioniert, was nicht, was muss ich auf morgen schieben, was muss ich deswegen dann morgen auf weitere Tage verschieben und idealerweise machst du es dann noch so, das machen wir im Mepreneur Club immer zusammen, dass du noch ein Meeting hast in regelmäßigen Abständen, vielleicht einmal im Monat oder anders, je nachdem wie du es setzten möchtest, wo du wirklich alles anguckst, alle Zahlen anguckst, alle Sachen hinterlegst, alles überprüfst, wo hast du den Fokus diesen Monat drauf gelegt, hat das funktionier, hat das nicht funktioniert, wie kannst du beurteilen ob das funktioniert oder nicht, welche Zahlen sagen dir ob es funktioniert hat? Ich bin da mittlerweile sehr Umsatzorientiert, das heißt welche Umsätze habe ich in meinem Business gemacht, was wollte ich machen, wo waren die Fehler und das macht man auch nicht jeden Tag, weil dann wirst du auch panisch, man will nicht jeden Tag Zahlen analysieren, aber da muss es auch feste Termine für dich in deinem Business geben, wo du dir auch die Zahlen also Umsatzzahlen aber auch Wachstumszahlen anguckst. Da musst du natürlich selbst entscheiden, was für dich relevant ist. Ja das war mein Tipp zum Thema Workflows, SOPs ich nehme mittlerweile, jetzt hörst du schon die Klingel, ein anderes Tool ich nehme nicht mehr Asana, aber das andere Tool würde ich vielleicht nicht jedem empfehlen, von daher bleibt erstmal dabei, ich liebe Asana, damit habe ich angefangen und jetzt war es das für die Episode, wir hören uns in der nächsten Episode wieder und ich muss die Post holen.

Close

LOVE THIS THEME?

ENTER FOR THE OPPORTUNITY
TO WIN A FREE THEME!